Varsling internt
Gode systemer for varsling og behandling av varsler er en viktig for å avdekke, håndtere og rette opp i kritikkverdige forhold.
Lofoten Avfallsselskap IKS (LAS) har rutiner for intern varsling nevnt i dokument for «etiske retningslinje og samfunnsansvar», og det er etablert en egen varslingsmodul i internkontrollsystemet, det er der mulig også å varsle anonymt. LAS oppfordrer sine ansatte til å varsle om kritikkverdige forhold, og det er kjent hvordan arbeidsgiveren skal motta, saksbehandle og følge opp varselet, samt følge opp varsler såfremt denne er kjent. Ut over dette har LAS også en avviksmodul, hvor det blant annet kan meldes HMS-avvik, ulykker og nesten ulykker og andre uønskede hendelser.
Varsling fra eksterne
LAS ønsker også å motta og behandle varsling om kritikkverdige forhold fra personer utenfor egen organisasjon. Varsleren vil få skriftlig tilbakemelding på at varselet er mottatt, og vi vil så raskt som mulig starte undersøkelser med sikte på å avklare forhold og sette inn eventuelle tiltak.
Et varsel bør inneholde disse opplysningene:
- Navn og kontaktinformasjon til den som varsler, dersom den som varsler ikke ønsker å være anonym (må sendes per post – ikke- e-post)
- Hva som har skjedd, eller hva det kritikkverdige forholdet handler om
- Når det skjedde (for eksempel tidsrom, dato, klokkeslett)
- Hvem som er involvert
- Hvor det skjedde
- Om det var vitner til stede
- Dokumentasjon eller bevis, dersom dette finnes
Varsler fra eksterne kilder kan sendes til administrasjonen
Muntlige tilbakemelding blir tatt til etterretning, men for at det skal utløse undersøkelsesplikt – må det sendes skriftlig eller presiseres tydelig at dette er et varsel. Denne type varsel bør også overleveres daglig leder eller nestleder.
